Imagina este cenário: estás a planear uma celebração para comemorar o teu aniversário e queres reunir família e amigos. Começas a questionar-te: Organizo um almoço cá em casa ou alugo um espaço para um ambiente mais festivo? Que comida devo apresentar? Não tenho tempo para cozinhar. Será que devo pedir ajuda? Quem é que me pode ajudar?
Pois bem! Sabemos que a organização de festas e eventos particulares pode ser desafiadora num primeiro momento, mas também conhecemos o sentimento de gratificação quando tudo corre bem.
Não desesperes. Vamos compartilhar contigo algumas dicas que responderão a estas e outras dúvidas e te permitirão organizar todo o tipo de festa, desde o planeamento à execução.
Etapas da Organização de Festas e Eventos Particulares
A organização de festas e eventos particulares envolve várias etapas importantes que permitem a fluidez da execução.
Para não complicar a tua vida, há 5 etapas principais que não devem escapar ao planeamento.
1. Conceito & Orçamento
Começa por definir o tipo e conceito do evento que desejas realizar que, dependendo do objetivo, pode traduzir-se numa celebração de aniversário, um baby shower, um jantar intimista para celebração de uma conquista de um amigo, um batizado, entre outros.
Determina o número de convidados e o orçamento disponível, estabelecendo prioridades e definindo os elementos mais importantes - aqueles que são inegociáveis.
Por exemplo, podes querer realizar um jantar intimista com um grupo de amigos, mas não queres partilhar uma sala de jantar num restaurante. Nesse caso, tens a opção de reservar um espaço só para o teu grupo, mas naturalmente, terás que disponibilizar orçamento para tal.
2. Local
Seleciona um local que se adeque ao tipo de evento e ao número de convidados, considerando a acessibilidade, as infraestruturas disponíveis e o ambiente. Define a data com antecedência para garantir a disponibilidade do local e dos fornecedores, caso existam.
Para tal, poderás ter que manter a comunicação aberta com os convidados, para perceber a disponibilidade de cada um, antes de oficializares o convite e informares dos detalhes da festa.
Imagem 2 - Brunch na sala principal do espaço Curae
3. Tema & Decoração
Na maioria das vezes, dependendo da temática geral da celebração, a decoração é a alma da festa. Permite criar a atmosfera desejada e deve refletir o estilo pessoal do organizador ou pessoa para quem a celebração se dirige.
Desde a paleta de cores, à seleção de flores e à iluminação, todos os elementos decorativos permitem, não só, transmitir a visão da celebração, mas também criar uma experiência sensorial completa.
Por exemplo, num jantar intimista para celebrar um amigo, poderá não haver uma temática concreta e, por isso, não haver necessidade de decoração, mas num baby shower, a decoração é, sem dúvida, a alma da festa.
Nos aniversários, organizar uma festa de 18 anos é, certamente, diferente de um aniversário de 60 anos. A decoração deve adequar-se.
4. Catering
O catering e as bebidas são essenciais para o sucesso de qualquer festa. Escolhe um menu que se adeque ao tipo de evento e ao paladar dos convidados, oferecendo opções variadas para atender, inclusive, a restrições alimentares.
Podes escolher entre alugar um espaço com serviço de cozinha, contratar um serviço de catering ou preparar a comida por ti mesmo.
Imagens 3 e 4 - Catering confecionado pela Curae
5. Entretenimento
Por último, há-que pensar no entretenimento, se for caso para. Pensa num baby shower. Poderás querer fazer a revelação do género de forma diferenciada, ou preparar atividades para interação dos convidados. Definir o tipo de música e os recursos disponíveis também é muito importante.
De uma forma geral, o evento deve ser pensado para se adaptar aos convidados e ao ambiente pretendido. O entretenimento é o elemento que pode tornar a tua festa memorável.
Imagens 5 e 6 - Aula de Yoga (à esquerda) e atividades de entretenimento numa festa de crianças (à direita), realizadas no espaço da Curae
Dicas para a Organização de Festas e Eventos
Caso consideres aventurar-te nesta missão sozinho, fica desde já com algumas dicas para a organização de festas e eventos particulares.
- Planeamento com antecedência: Começa a planear com pelo menos 3 meses de antecedência (dependendo também da magnitude da festa ou evento), para garantires a disponibilidade de recursos e dos convidados, e evitares o stress de última hora.
- Orçamento realista: Determina o orçamento disponível e segue-o com rigor, priorizando os elementos mais importantes.
- Flexibilidade: Está preparado para imprevistos e alterações no planeamento, adaptando-te com criatividade e humor.
- Ajuda e colaboração: Não hesites em pedir ajuda a familiares, amigos, ou profissionais, para garantir o sucesso da festa. You are not a super hero!
- Diversão acima de tudo: Desfruta do processo de organização e da festa, celebrando com alegria e criando memórias com todos os envolvidos.
Pela nossa experiência, sabemos que há fases deste processo que podem trazer alguns desafios. E, como estamos aqui para ajudar, vamos dizer-te desde já como os ultrapassar.
O primeiro desafio mais comum está no orçamento limitado. As sugestões que te deixamos, são:
- negoceia com os fornecedores, para obteres melhores preços e pacotes personalizados. Por exemplo, em alguns espaços, há a possibilidade de não haver cobrança do aluguer se a quantidade de pessoas for um determinado número;
- faz alguns elementos por ti mesmo, como convites, decoração ou as lembranças, personalizando com o teu toque pessoal;
- concentra o orçamento nos elementos mais importantes, como é o caso do catering, música e entretenimento.
O segundo desafio, também muito comum, é o cronograma apertado.
- cria um cronograma detalhado com prazos específicos para cada tarefa, definindo prioridades e delegando responsabilidades;
- sê flexível e está preparado para fazer alterações no planeamento, adaptando-te às situações com criatividade e proatividade;
- contrata um coordenador de eventos, se te for possível, para gerir a execução e garantir a conformidade, deixando-te livre para te concentrares noutros aspetos da celebração.
Por fim, um outro grande desafio, está na selecção de fornecedores, seja o espaço, o catering ou a decoração. Começa por:
- pedir recomendações a amigos e familiares que tenham organizado um evento semelhante;
- compara preços, serviços e reputação de diferentes fornecedores antes de tomares uma decisão;
- lê avaliações online e verifica o portfolio dos fornecedores que selecionaste, para teres uma ideia da qualidade do seu trabalho.
Porque contratar organizadores de festas e eventos?
Se já estás a pensar na carga de trabalhos e no tempo que terás que dispensar, talvez queiras considerar a contratação de um organizador de eventos.
Ao contrário do que se possa pensar, este serviço não existe apenas para servir a organização de grandes eventos. Na verdade, existem diversos fornecedores que focam a sua atuação na organização de festas para o público particular e, portanto, eventos menores.
Estes profissionais possuem experiência e competências para:
- Planear e executar a tua festa de forma impecável: desde a definição do conceito até à logística e gestão do dia da festa;
- Gerir o orçamento: assegurando que os teus recursos são utilizados de forma eficiente e eficaz;
- Negociar com fornecedores: obtendo os melhores preços e serviços que encaixem no teu orçamento;
- Coordenar todos os detalhes: desde a decoração e catering, até ao entretenimento e logística, garantindo que tudo corre sem constrangimentos;
- Oferecer soluções criativas e personalizadas: adaptando o evento às tuas necessidades e desejos específicos.
Ao contratares um organizador de eventos, obterás a tranquilidade de saber que a tua festa está em mãos experientes, permitindo-te relaxar durante o processo e desfrutar da companhia dos convidados sem o stress associado ao dia da festa.
Já conheces a Curae?
Organizar uma festa de aniversário, jantares intimistas com amigos, um baby shower, ou até um batizado; cada evento ou festa é único e merece uma abordagem personalizada.
Imagens 7 e 8 - Celebração de um aniversário (à esquerda) e um jantar intimista (à direita), realizados no espaço da Curae
A Curae é uma empresa que dedica parte da sua atividade à organização de eventos, tanto para particulares como para empresas, com uma diferenciação: o elemento Natureza está sempre presente.
Na Curae entendemos a importância de compreender as necessidades e visões individuais de cada um. Desde a primeira conversa até à execução do evento, trabalhamos em estreita colaboração com os nossos clientes para garantir que cada detalhe é cuidadosamente planeado e executado de acordo com as suas expectativas.
O serviço que a Curae oferece é distinto porquanto compreende todas as dimensões e fases da organização de festas e eventos.
- Espaço próprio para receber eventos, com duas salas, cada uma com capacidade para 25 pessoas sentadas ou 35 volante
- Catering interno capaz de satisfazer preferências e restrições alimentares
- Planeamento criativo de atividades
- Coordenação de equipas
- Decoração sob medida
Uma all-in-one solution que prepara o teu evento de A a Z, combinando expertise, criatividade e atenção aos detalhes. Desta forma, o sucesso do teu evento está garantido.
